Ügyfélszolgálati Nyilatkozat

Jelen dokumentum a Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálati Nyilatkozata. Azokat a szolgáltatási és ügyfélszolgálati elveket tartalmazza, melyek folyamatos érvényesítésének célja, hogy barátságos, készséges, korszerű, kiszámítható és színvonalas közigazgatási munkát végezhessünk Ügyfeleink érdekében.

Vállaljuk, hogy amennyiben Ön felkeresi Önkormányzatunkat, tapasztalni fogja, hogy:

  • tisztelettel és udvariasan viselkedünk Önnel;
  • minőségi, ügyfélbarát szolgáltatást nyújtunk;
  • udvariasan és szolgálatkészen kommunikálunk Önnel;
  • naprakész információt nyújtunk.
Elérhetőségeink
Általános vállalásaink

Az alábbiakban tájékoztatjuk Önt a munkatársainktól elvárt ügyintézési színvonalról, a szolgáltatási kritériumokról:
 

Szolgáltatásaink alapelvei

  • az ügyfélteret tiszta, rendezett és hozzáférhető módon alakítjuk ki;
  • munkatársaink mindent megtesznek azért, hogy ügyei elintézésében hatékonyan segítsenek és az esetleg felmerülő bonyolult ügyfolyamatokat elmagyarázzák;
  • segítenek az eljáráshoz szükséges adatlapjainak, űrlapjainak kitöltésében;
  • munkatársaink kulturált öltözékben állnak az Önök rendelkezésére, nevüket, beosztásukat névtáblájukról leolvashatja, dolgozóink készségesen segítenek Önnek:
  • munkatársaink rendelkeznek a szükséges szakértelemmel, hozzáértéssel;
  • mindent megtesznek annak érdekében, hogy Önt eligazítsák; felmerülő kérdéseire megfelelő választ adnak, illetve szükség szerint azokat az illetékes személyhez továbbítják; készséggel adnak további felvilágosítást;
  • az Önök egészsége érdekében a Hivatal ügyfélforgalmat ellátó területein tilos a dohányzás, kérjük Ön is csak a kijelölt helyen dohányozzon.

Ha telefonon érdeklődik, kér információt…

  • késedelem nélkül felvesszük a telefont, udvariasan bemutatkozunk és tájékoztatjuk Önt, melyik osztályon dolgozunk;
  • mindent megteszünk azért, hogy érdemben tudjunk kérdéseire válaszolni, illetve foglalkozni az Önt érintő üggyel;
  • ha az Ön ügyében más munkatárs illetékesebb lenne, odairányítjuk;
  • ha üzenetet kíván hagyni, azt igyekszünk átadni a lehető legpontosabban;
  • ha üzenetet hagyott, a lehető leghamarabb, vagy a megbeszélt időpontban visszahívjuk Önt;
  • ha a Hivatal az adott ügyben nem illetékes, tájékoztatjuk Önt a megfelelő hivatalról, ahol ügyét továbbiakban elintézheti;
  • amennyiben a feltett kérdésére a rendelkezésre álló adatok alapján sem tudunk kellő felvilágosítást adni, kérjük, hogy a legközelebbi ügyfélfogadási napon, vagy a megbeszélt időpontban keresse fel Hivatalunkat.

Ha e-mail útján keres meg bennünket:

  • mindent elkövetünk annak érdekében, hogy honlapunkon mindig friss, aktuális információkhoz jusson az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal munkájáról, a település életéről
  • e-mailen érkezett kérdéseire mihamarabb igyekszünk választ adni és szükség szerint tájékoztatjuk ügye elintézésével kapcsolatos lehetőségeiről

Ha munkatársaink keresik fel Önt:
• Munkatársaink arcképes igazolványuk alapján könnyedén azonosíthatók és rendelkeznek a szükséges szakértelemmel, hozzáértéssel;
• mindent megtesznek annak érdekében, hogy Önnek megfelelő időpontot találjanak ügyei elintézéséhez;
• munkatársaink igyekeznek a megbeszélt időpontban megjelenni;
• ha esetleg késnének, és telefonszám a rendelkezésükre áll, telefonon értesítik Önt;
• munkatársaink tájékozottak az Ön ügyére vonatkozó önkormányzati előírások és ügymenetek terén;
• érthetően elmagyarázzák, ha további intézkedésre van szükség az üggyel kapcsolatban, ezt szükség szerint írásban is megerősítik;
• az esetleges észrevételeket szükség esetén munkatársaink továbbítják az intézkedésre jogosult vezetőhöz.

Levelezés a Hivatallal
  • az Önök által kért önkormányzati tájékoztató anyagokat, leveleinket közérthetően fogalmazzuk;
  • minden megkeresésre és érdemi ügyintézést igénylő kérelemre jogszabályban meghatározott határidőn belül válaszolunk;
  • ha munkatársunk hivatalos válaszlevelét határidőn belül nem kapja meg, kérjük tudassa velünk;
  • ezek a követelmények minden önkormányzati munkatársunkra és minden hivatalos levélre vonatkoznak.
Ha eltérést tapasztalnak…

Ha valamely szolgáltatásunkkal vagy a kapott válasz minőségével nincs megelégedve, kérjük, tudassa velünk. Észrevételeit, panaszait tartalmuknak megfelelő módon kivizsgáljuk és ennek eredményéről tájékoztatjuk Önt.
Észrevételeit, panaszát megküldheti levélben, e-mailben vagy személyesen is behozhatja a Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálatára (2051 Biatorbágy, Baross Gábor u. 2/a.).
Örömünkre szolgál, hogy szolgáltatásaink minőségének javítása terén számos lépést már sikeresen megtettünk, de tudatában vagyunk annak, hogy nem bízhatjuk el magunkat. Ha lehetősége van rá, szívesen fogadjuk minden, szolgáltatásaink javítására vonatkozó észrevételét, javaslatát.

Mit kérünk Önöktől a kulturált partnerkapcsolat reményében?

Azt szeretnénk, ha ugyanolyan módon kommunikálnánk (beszélnének, leveleznének) munkatársainkkal, mint amilyen bánásmódot Önök is elvárnak tőlünk- tisztelettel és megértően.
A kölcsönös bizalom elve alapján igyekszünk munkánkat végezni, ezért kérjük Önöktől, fogadják el, hogy mint minden közigazgatási szerv, Hivatalunk is csak a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben járhat el, és nyújthat segítséget.

 

Tarjáni István
polgármester

dr. Kovács András
jegyző