A panaszokkal és közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos eljárás szabályairól

I. Általános rendelkezések

I.1. A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) rendelkezéseinek megfelelően a közérdekű bejelentések, panaszok kezelésének rendjét az alábbiak szerint szabályozzuk:

A szabályzat célja, hogy a polgárok törvényes érdekeinek védelmében a Panasztörvényben foglalt eljárási szabályok jogszerű és hatékony alkalmazása céljából – a Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) valamennyi szervezeti egységének (a továbbiakban: szervezeti egység), valamint Biatorbágy Város Önkormányzatának (a továbbiakban: Önkormányzat) ügyintézése során a polgárok közérdekű, bejelentéseinek és panaszainak előterjesztésére, vizsgálatára, érdemi elintézésére vonatkozó eljárást egységesen szabályozza.

A szabályzat rögzíti a közérdekű bejelentések, panaszok megtételének lehetőségeit, módjait, a bejelentő, panaszos részére történő visszajelzés kötelezettségét, a vizsgálat eredményének lehetséges kimeneteleit. A szabályzat rögzíti a közérdekű bejelentő/panaszos védelmét, adatainak jogszerű kezelését.

I.2. A Szabályzat személyi hatálya:

A szabályzat személyi hatálya az Önkormányzattal vagy Hivatallal foglalkoztatási jogviszonyban álló személyekre, azaz foglalkoztatottakra, a panaszosra és a közérdekű bejelentőre (a továbbiakban együtt: bejelentő) terjed ki.

I.3. A Szabályzat  tárgyi hatálya

A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Panasz tv. szerinti panaszra és közérdekű bejelentésre.

A szabályzat hatálya nem terjed ki bírósági vagy közigazgatási eljárás hatálya alá tartozó ügyekkel összefüggésben benyújtott beadványokra, kérelmekre, egyéb iratokra.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer egységes független rendszer, amely lehetővé teszi a bejelentők számára a Panasz tv., valamint külön Szabályzat szerinti eljárás biztosítását arra az esetre, ha a jogaik sérelmet szenvednek. A belső visszaélés-bejelentésekre vonatkozóan e szabályzat rendelkezéseit a belső visszaélés-bejelentési rendszer szabályozásáról szóló együttes polgármesteri és jegyzői normatív utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Amennyiben a belső visszaélés-bejelentési rendszer szabályozásáról szóló együttes polgármesteri és jegyzői normatív utasítás speciális szabályokat állapít meg, akkor a belső visszaélés-bejelentési rendszerbe érkezett bejelentéseket aszerint kell kezelni. Amennyiben a belső visszaélés-bejelentési rendszer szabályozásáról szóló együttes polgármesteri és jegyzői normatív utasítás nem tartalmaz rendelkezéseket, akkor jelen szabályzat rendelkezései irányadóak.

I.4. A szabályzat szervi hatálya kiterjed:

• Biatorbágy Város Önkormányzatára (2051 Biatorbágy, Baross Gábor utca 2/a.),

• Biatorbágy Polgármesteri Hivatalára (2051 Biatorbágy, Baross Gábor utca 2/a.).

I.5. A szabályzat alkalmazásában:

1. foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Hivatal vagy az Önkormányzat számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi;

2. foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a Hivatal vagy az Önkormányzat részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi;

3. közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat;

4. panasz: olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat;

5. visszaélés-bejelentés: munkavégzéssel összefüggésben szerzett jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentése.

II. Eljárási alapelvek

II.1. A Hivatalhoz érkező panaszt és közérdekű bejelentést e szabályzatban foglaltak szerint a Panasz tv-ben foglaltakkal összhangban kell kivizsgálni.

II.2  A bejelentőt – az e szabályzat VII.2. pontjában és a Panasz tv. 6. § (4) bekezdésében meghatározottak kivételével – nem érheti hátrány a panasz, a közérdekű bejelentés megtétele miatt.

II.3 Az eljárás lefolytatására és az ügy kivizsgálására kijelölt személy (a továbbiakban: eljáró személy) a panasz, a közérdekű bejelentés vizsgálata során, minden esetben elfogulatlanul, tárgyilagosan, körültekintően és a tőle elvárható segítőkészséggel köteles eljárni.

III. a panasz és közérdekű bejelentés módja

III.1.   A panaszokkal és a közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos eljárás megindítása 

A panaszt és a közérdekű bejelentést az alábbiak szerint lehet megtenni:

• elektronikus úton: kozerdeku@biatorbagy.hu e-mail címen.

• postai levélben: 2051 Biatorbágy, Baross Gábor utca 2/a. a borítékon fel kell tüntetni, hogy „közérdekű bejelentés” vagy „panasz”.

• személyesen, jegyzőkönyv felvételével:

• Balog Gábor – Biatrobágyi Polgármesteri Hivatal 115 sz. iroda (2051 Biatorbágy, Baross Gábor utca 2/a.)

• telefonon, hivatali időben, jegyzőkönyv felvételével:

• Balog Gábor – telefon: +36-30/322-6328

III.2.   A személyesen, szóban tett panasz és közérdekű bejelentés esetén a panaszt vagy a közérdekű bejelentést az ügyfélszolgálaton jegyzőkönyvbe kell foglalni és a bejelentő számára másodpéldányban átadni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: 

1. a bejelentő hozzájárulása esetén a bejelentő nevét, elérhetőségét (lakcím, telefonszám, e-mail cím), 

   1. a panasz, közérdekű bejelentés előterjesztésének helyét, idejét, 

   2. a panasz, közérdekű bejelentés rövid összefoglalását, 

   3. a kapcsolódó folyamatban lévő ügy iktatószámát, amennyiben ilyen van, 

   4. a bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzékét, illetve mellékletként azok eredeti példányát vagy az eredetiről készült hiteles másolatát, 

   5. a bejelentő aláírását, 

   6. a jegyzőkönyvet felvevő személy aláírását. 

III.3.   A szóbeli panasz, közérdekű bejelentés felvételéről szóló jegyzőkönyvet a szabályzat 1. melléklete tartalmazza.

III.4.   Ha a panaszt vagy közérdekű bejelentést törvényes képviselő vagy meghatalmazott útján – írásban – nyújtják be, az eljáró személy a képviseleti jogosultságot – a csatolt iratok vagy meghatalmazás alapján – megvizsgálja. 

Amennyiben a képviselő a képviseleti jogosultságát nem megfelelően igazolja, a panasz kivizsgálása mellőzhető. 

IV. A panaszok és a közérdekű bejelentések elbírálásának határideje 

IV.1 . A panaszt és a közérdekű bejelentést – ha törvény eltérően nem rendelkezik – a Hivatalhoz történő beérkezésétől számított harminc napon belül kell elintézni.

IV.2 Ha az elintézést megalapozó vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről a bejelentőt – az elintézés várható időpontjának és a vizsgálat meghosszabbítása indokainak egyidejű megjelölésével – tájékoztatni kell. A panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézésének határideje ebben az esetben sem haladhatja meg a hat hónapot.

IV.3. Ha a panaszt vagy a közérdekű bejelentést a Hivatalhoz, mint az eljárásra nem jogosult szervhez tették meg, a panaszt vagy a közérdekű bejelentést a beérkezésétől számított nyolc napon belül a Hivatal a bejelentő egyidejű értesítése mellett az eljárásra jogosult szervhez átteszi. Ha a közérdekű bejelentés jogszabály megalkotására vagy módosítására irányuló javaslatot tartalmaz, azt a Hivatal a jogalkotói hatáskörrel rendelkező személynek vagy szervnek is megküldi. 

V. A panaszok és közérdekű bejelentések elbírálásának rendje

V.1. A Hivatal az azonosított bejelentőt a panasz vagy a közérdekű bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel. Az eljáró személy a bejelentőt személyesen meghallgatja, ha azt a panasz vagy a közérdekű bejelentés tartalma szükségessé teszi. 

V.2. A panasz, közérdekű bejelentés kivizsgálása során az eljáró személy a Hivatal más szervezeti egységétől, illetve egyéb szervtől iratok, adatok rendelkezésre bocsátását kérheti. A vizsgálat történhet iratok tanulmányozásával, az érintettek jegyzőkönyvbe foglalt meghallgatásával, feljegyzések beszerzésével. 

V.3. A V.2. pont szerinti eljárásban figyelemmel kell lenni a VII. pontban foglaltakra. 

V.4. A közérdekű bejelentéssel, panasszal érintett személy esetében az eljáró személy kiemelt felelősséggel tartozik:

• a bejelentő személyes adatainak az adatvédelmi szabályoknak megfelelő kezeléséért, továbbá a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről kiadott, az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet), 

• valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megtartásáért.

V.5. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt panasz vagy közérdekű bejelentés vizsgálata mellőzhető. 

V.6. A panasz vizsgálata mellőzhető V.5. pontban meghatározott eseteken kívül akkor is, ha a bejelentő a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után terjesztette elő panaszát. A sérelmezett tevékenység vagy mulasztás bekövetkeztétől számított egy éven túl előterjesztett panasz vizsgálatát a Hivatal mellőzi. 

V.7. Az azonosíthatatlan személy által tett panasz vagy közérdekű bejelentés vizsgálatát a Hivatal mellőzi. 

Az azonosítás módja történhet 

1. postai úton a Hivatal levelezési címén tett panasz vagy közérdekű bejelentés esetén a bejelentő természetes személyazonosító adatait (családi és utónév; születési családi és utónév; anyja születési családi és utóneve; születési hely a kerület megjelölésével; születési idő) is tartalmazó legalább teljes bizonyító erejű magánokirat formájában[1];

   1. személyes átadással tett panasz vagy közérdekű bejelentés esetén a személyazonosság igazolását és a természetes személyazonosító adatok rögzítését követően az ügyfélszolgálaton;

   2. a Hivatal e-mail címére küldött elektronikus levélben tett panasz vagy közérdekű bejelentés esetén személyhez kötött minősített elektronikus aláírással ellátott csatolmánnyal (AVDH hitelesítésű dokumentummal[2]); 

   3. e-papír szolgáltatás igénybevételével tett panasszal vagy közérdekű bejelentéssel.

V.8. Az V.7. pont alkalmazásától az eljáró személy eltekint, és a panaszt vagy közérdekű bejelentést megvizsgálja, ha a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapjául súlyos jog- vagy érdeksérelem szolgál.

V.9. Ha az eljárásra jogosult a panasz vagy a közérdekű bejelentés vizsgálatának keretében azt észleli, hogy a panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézése más eljárás hatálya alá tartozik, erre vonatkozó feladat- és hatásköre hiányában a más eljárás megindítására, illetve lefolytatására jogosult szervhez való áttételről haladéktalanul gondoskodik, és ezzel egyidejűleg erről a panaszost vagy a közérdekű bejelentőt értesíti. 

VI. Intézkedések a panasz vagy a közérdekű bejelentés elbírálását követően 

VI.1. A Hivatal a panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézésekor – a minősített adat, illetve törvény által védett titok kivételével – a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről – az indokok megjelölésével – a bejelentőt haladéktalanul értesíti.

VI.2. Az írásbeli értesítés mellőzhető, ha a panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézéséről a bejelentőt szóban tájékoztatták, aki a tájékoztatást tudomásul vette. E tényt jegyzőkönyvben vagy rövid feljegyzésben szükséges rögzíteni. 

VI.3. A panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján – ha alaposnak bizonyul – gondoskodni kell 

1. a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról, illetve az egyébként szükséges intézkedések megtételéről, 

2. a feltárt hibák okainak megszüntetéséről, 

VII. A bejelentő védelme 

VII.1. A bejelentő személyes adatai csak a közérdekű bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, amennyiben a szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai – hozzájárulása nélkül – nem hozhatók nyilvánosságra.

VII.2. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan adatot vagy információt közölt és

1. ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni, 

2. alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni. 

VIII. Záró rendelkezése

VIII.1 A jelen Szabályzatban részletesen nem szabályozott kérdésekben a Panasz tv-ben, a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjéről szóló jegyzői utasításban, a belső visszaélés-bejelentési rendszer szabályozásáról szóló együttes polgármesteri és jegyzői normatív utasításban, valamint az adatbiztonsági, adatkezelési és adatvédelmi szabályokat tartalmazó szabályzatban foglaltak az irányadóak.

VIII.2. Jelen Szabályzat rendelkezéseit a 2025. június 1. napjától kell alkalmazni.

VIII.3. Jelen Szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a panaszok és közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos eljárásról szóló szabályzat hatályát veszti.

Biatorbágy, 2025. május 26.

[1] Teljes bizonyító erejű a papír alapú magánokirat, ha

a) a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta,

b) * két tanú igazolja, hogy az okirat aláírója a részben vagy egészben nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük saját kezű aláírásának ismerte el; igazolásként az okiratot mindkét tanú aláírja, továbbá az okiraton a tanúk nevét és – ha törvény eltérően nem rendelkezik – lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási helyét olvashatóan is fel kell tüntetni, 

c) az okirat aláírójának aláírását vagy kézjegyét az okiraton bíró vagy közjegyző hitelesíti,

d) az okiratot a jogi személy képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírja,

e) * ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy az okirat aláírója a más által írt okiratot előtte írta alá vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának ismerte el.

[2] 2 Az Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítés funkció használatával PDF vagy más formátumú dokumentumot a bejelentő személyére utaló hitelesítési információkkal láthat el.